Djawanews.com - Memberikan umpan balik atau feedback terkait performa kepada karyawan merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam mengelola kinerja karyawan. Bicara soal performance feedback tentu membahas apa yang dikerjakan karyawan dan apa yang perlu diperbaiki oleh karyawan.
Namun, dalam memberikan umpan balik ke karyawan tidak bisa sembarangan begitu saja. Karena umpan balik bukan untuk menghakimi karyawan atau justru menjadikannya sarana untuk memberikan instruksi baru.
Untuk itu, ada beberapa strategi dalam memberikan umpan balik yang efektif agar karyawan merasa tidak sedang dihakimi, diantaranya adalah:
1. Fokus Pada Hasil dan Perilaku Saat Kerja
Umpan balik untuk karyawan perlu membahas hasil dan perilaku yang diharapkan ketika bekerja. Hasil serta perilakunya di kantor tergambar secara jelas dalam target kerja dan pada setiap indikatornya. Bahas hanya pada hasil dan perilaku yang tergambar di dalam pekerjaannya, tidak melebar kemana-mana.
Ingat, tujuan paling utama dalam memberikan umpan balik yaitu mengurangi perilaku dan hal-hal yang menghambat peningkatan kinerja karyawan. Apabila karyawan merasa dihakimi atau diserang secara individu, maka otomatis mereka akan defensif dan kesempatan untuk melakukan diskusi sehat jadi hilang.
2. Penyampaian Harus Seimbang
Dari data hasil pengukuran evaluasi kinerja yang sudah dilakukan, bahaslah apa yang telah dicapai karyawan dan beri pujian. Kemudian bahas juga indikator apa saja yang belum sepenuhnya dicapai dan bersama-sama mencari pemecahan masalahnya. Jadi, umpan balik tidak hanya sekedar membahas apa yang jadi kekurangan karyawan.
3. Bersifat Obyektif
Diskusikan data kinerja dengan karyawan secara obyektif. Inilah mengapa penilaian kinerja berbasis Key Performance Indicator (KPI) sangat penting dilakukan. Dengan KPI akan memungkinkan Anda mengetahui apakah karyawan tersebut sudah bekerja sesuai harapan atau belum. Untuk itu skor kinerja karyawan harus benar-benar akurat.
4. Jelas dan Spesifik
Jangan sampai menjadi salah paham dalam memberikan umpan balik. Apabila Anda kurang spesifik dalam menyampaikannya, karyawan malah akan merasa bingung dan mengurangi urgensi dari umpan balik dari Anda.
Daripada melontarkan umpan balik yang penuh keraguan, Anda bisa memberinya pujian pada bagian yang menurut Anda baik lalu diimbangi dengan komentar membangun. Komentar yang diberikan harus berisi hal-hal yang menurut Anda dirasa kurang beserta solusinya.
5. Komunikatif
Supaya sebuah umpan balik tidak terdengar seperti suatu hal yang negatif, maka Anda harus bisa menciptakan suasana di mana karyawan merasa tenang dan tidak sedang dihakimi. Disinilah Anda harus pandai-pandai menempatkan diri dan menyampaikan umpan balik dalam bentuk percakapan, yang memungkinkan karyawan Anda juga memberikan tanggapan.
Jika Anda memberi ruang kepada karyawan untuk memberikan tanggapan, Anda juga akan mendapatkan umpan balik atas kinerja Anda. Hal ini pun akan memberikan dampak positif bagi Anda untuk mengembangkan kemampuan. Dengan begitu, situasi ini memungkinkan Anda lebih mudah dalam mengukur kinerja karyawan, karena sense of belonging karyawan Anda terhadap perusahaan terjaga dengan baik.
6. Follow Up Selalu
Setelah memberikan umpan balik, tugas Anda masih belum selesai. Anda juga perlu bertanggung jawab atas apa yang sudah disampaikan. Maksudnya adalah Anda perlu meninjau perubahan dan perkembangan karyawan, sehingga memungkinkan mereka dapat melakukan peningkatan kerja.
Ketika karyawan mampu menerapkan apa yang sudah Anda sampaikan dan Anda menerima tanggapan mereka, maka karyawan akan merasa dihargai dan punya kontribusi aktif untuk perusahaan.
Setelah menyampaikan umpan balik kepada karyawan, Anda dapat membuat manajemen kerja kembali, menyusun KPI, serta penilaian secara berkala. Hal itu bisa Anda lakukan dengan lebih mudah dengan menggunakan modul Performance Management dari salah satu aplikasi hr terbaik, yaitu LinovHR.
Untuk mendapatkan tips informatif terbaru lainya, ikuti portal berita Djawanews dan akun Instagram Djawanews.
