Disadur dari tulisan Diana Rofi Hamidah, Mahasiswi S2 Fakultas Ekonomi dan Bisnis, UPN “VETERAN” Yogyakarta.
Djawanews.com – Nongkrong menjadi kegiatan yang digandrungi anak muda jaman sekarang. Kongkow, diskusi, atau hanya sekadar menghabiskan waktu luang seolah menjadi kewajiban untuk dilakukan. Tentunya, nongkrong ini biasa dilakukan dengan ditemani secangkir kopi di kedai kopi favorit. Di era sekarang, coffee shop seakan menjadi lokasi wajib yang harus dikunjungi, sebab selain tempatnya yang nyaman, coffe shop juga diperuntukkan untuk mengerjakan tugas atau pekerjaan lainnya.
Hadirnya tren nongkrong ini menjadi peluang bisnis khususnya industri coffee shop. Memasarkan coffee shop bernuanasa nyaman, variasi menu yang beragam, serta harga yang murah seakan menjadi incaran kalangan muda.
Salah satu kota yang memiliki ribuan coffee shop adalah Yogyakarta. Dikutip dari Survey yang dilakukan oleh Komunitas Kopi Nusantara pada 2022, mereka menemukan setidaknya 3000 coffee shop tersebar di seluruh Yogyakarta. Kedai kopi dengan harga yang ramah di kantong ini dapat dijumpai di Yogyakarta. Tidak heran, tren nongkrong sambil menikmati kopi ini sangat meningkat di Yogyakarta.
Mayoritas coffe shop di Yogyakarta bergerak dalam bentuk bisnis rintisan dan Usaha Kecil Menengah (UKM). Para coffe shop ini memproduksi kopi dengan berbagai jenis, mulai dari Americano, Latte, Cappucino, Machiato, hingga menu non- coffee juga ditaruh di daftar menu. Selain menikmati menu kopi, kalangan muda juga bisa menikmati menu makanan yang mereka sediakan. Variasi menu yang beragam ini membuat kalangan muda betah menghabiskan waktu mereka di coffe shop. Fasilitas pendukung lain pun juga diberikan disini. Koneksi internet wifi, charger port, hingga mushola dan kamar kecil pun seolah memanjakan kalangan muda untuk berlama lama disini. Dengan banderol harga sekitar Rp 20.000 hingga Rp 50.0000, anak muda sudah bisa menikmati segelas es kopi beserta camilannya. Harga murah, fasilitas lengkap, serta kondisi tempat yang strategis membuat anak muda betah untuk nongkrong berjam jam bahkan melakukan pesan-ulang pesanan mereka.
Tren nongkrong ini membuat coffee shop seakan tak pernah tutup. Karena tren itu, para pelaku bisnis coffee shop harus memastikan produk minuman maupun makanan mereka agar selalu bisa dipesan. Apabila produk mereka habis atau kurang persediaan, pelanggan akan kecewa dan mungkin berpindah ke kedai lain. Lantas, bagaimana para UKM coffee shop ini mengelola persediaan bahan baku mereka agar selalu bisa menghasilkan produk?
Pengelolaan Persediaan Bahan Baku
Meningkatnya kunjungan pelanggan ke coffee shop menunjukkan bahwa bisnis ini sangat menjanjikan. Kendati demikian, memulai bisnis kedai kopi ini juga harus dipersiapkan dengan baik ketersediaan bahan bakunya. Salah satu alasan untuk mempersiapkan bahan baku adalah agar bisnis bisa selalu beroperasi memproduksi produk makanan dan minuman yang akan dijual ke pelanggan. Bisnis dengan skala besar maupun bisnis kecil seperti UKM sebaiknya selalu memperhatikan ketersediaan bahan baku. Ketersediaan bahan baku ini menjadi strategi bisnis dalam pelayanan ke konsumen.
Pada bisnis UKM coffee shop ini, kedai harus melakukan produksi terus menerus sehingga sudah diketahui seberapa besar produk bahan baku yang dibutuhkan perminggu maupun perbulan. Kebutuhan bahan baku ini memerlukan strategi pengendalian, agar nantinya bisnis ini tidak mengalami kekurangan hingga kerugian.
Strategi pengendalian bahan baku yang dilakukan pada UKM coffee shop di Yogyakarta ini cenderung masih manual. UKM belum merencanakan secara matang mengenai waktu melakukan pemesanan bahan baku dan kurang cermat dalam pencatatan stock bahan baku yang kurang di gudang.
Tingginya jumlah pelanggan yang nongkrong di coffee shop dan melakukan repeat order berdampak pada menipisnya stock bahan baku di gudang. Ketika bahan baku sudah menipis bahkan sampai habis, barulah UKM ini bergerak untuk memesannya. Hal ini terjadi akibat strategi pengendalian persediaan yang masih dengan pencatatan secara manual.
Pencatatan manual pada ketersediaan bahan baku coffee shop akan berimbas pada proses produksi produk minuman dan makanan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pencatatan manual seperti adanya bahan baku yang belum terhitung atau terhitung dua kali menyebabkan kesalah pahaman pada proses produksi. Akhirnya, produk yang diinginkan pelanggan tidak bisa diproses. Produk dengan penerimaan pesanan tinggi sebaiknya sering dilakukan pengecekan stock bahan baku. Sehingga, UKM coffee shop dapat selalu menyediakan produk sesuai dengan variasi menu mereka.
Strategi pengelolaan persediaan dengan pencatatan manual tentu memiliki beberapa kekurangan. Strategi ini memang cocok untuk bisnis berskala kecil seperti UKM, karena tidak memerlukan teknologi canggih, sehingga membuat mayoritas pelaku UKM cenderung mengaplikasikan ini.
Terlepas dari kekurangan pencatatan manual, UKM bisa menerapkan pencatatan manual secara double checking. Memang, pencatatan ini akan memakan banyak waktu dan tenaga. Karena hal ini memerlukan sumber daya manusia yang multitasking. Namun dengan pelaksanaan double checking ini, UKM bisa lebih cermat dalam mengelola persediaan gudang. Sehingga bahan baku yang mulai menipis persediannya dapat segera diatur jumlah dan waktu pemesanannya. Variasi menu makanan dan minuman yang sudah dipasarkan dapat selalu diproduksi. Adanya bahan baku yang mencukupi dapat mempersiapkan UKM untuk menghadapi pesanan pelanggan yang ada. Tidak ada lagi pelanggan kecewa akibat produk yang diinginkan habis dan bisnis bisa selalu beroperasi.
